Аккредитация партнеров

Уважаемые партнеры!

Аккредитация представителей компаний – партнеров Российского винодельческого форума по всем категориям (участники, персонал) начинается 1 октября 2024 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники — в данном разделе необходимо производить регистрацию представителей вашей компании — пакет «Участник».
• Сотрудники — в данном разделе вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.
• Подрядчики — информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
• Получение аккредитационного пакета — в данном разделе размещена информация и документация для получения аккредитационного пакета.
• СМИ — информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.

Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Российского винодельческого форума – 2024 (далее – Форум) с 00:01 5 ноября 2024 г. до 22:00 6 ноября 2024 г. и с 20:00 8 ноября 2024 г. до 18:00 9 ноября 2024 г. 

Аккредитацию на период Форума проходят те стендисты, сотрудники, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Форума с 22:00 6 ноября 2024 г. до 20:00 8 ноября 2024 г.

Обращаем ваше внимание на то, что стендисту, сотруднику, аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

1. Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал на период Форума и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора); поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных; поставить печать и подписать у руководителя организации. Заполнение указанных документов не требуется, если организация принимала участие в мероприятиях Фонда Росконгресс и передавала оригиналы документов в отдел аккредитации в 2024 году.
2. Подписанные документы в формате PDF или JPEG, а также карточку организации дополнительно в формате Excel направить на электронный адрес вашего персонального менеджера не позднее 29 октября 2024 г. Обращаем ваше внимание, что открытие Личного кабинета без предоставления указанных документов невозможно.
3. Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.
4. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.
   
5. В Личном кабинете:
   • заполнить регистрационные анкеты на участников;
   • заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации.

При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

6. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.
7. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и подтвердить участие в Форуме.

Прием заявок на аккредитацию участников, стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 1 ноября 2024 г.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1. Если стендист/сотрудник зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.
2. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.
3. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться от участия в Форуме в Личном кабинете участника и проинформировать специалиста по аккредитации участников о замене участника.
4. В случае замены одного стендиста/сотрудника на другого необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника, а потом на ее место внести данные нового.
5. Замена или удаление сотрудников, которые получили беджи, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на центральной площадке проведения Форума.

1. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу.

Бедж можно получить лично при предъявлении документа, удостоверяющего личность, данные которого указаны в Личном кабинете.

Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:

• свой паспорт;
• оригинал поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинал соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинал доверенности установленного образца;
• список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);
• копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (будут возвращены после выдачи беджей).

Доверенность недействительна без оригиналов поручения на обработку персональных данных и соглашения о конфиденциальности персональных данных, списка участников и копий паспортов всех аккредитуемых участников.

2. Выдача беджей сотрудников осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

Получение АП возможно в пункте аккредитации технического персонала только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта;
• доверенности;
• оригинала поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• оригинала соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был представлен в отдел аккредитации в 2024 году;
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

В случае утери беджа его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей сотрудниками лично не предусматривается!

В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте:

• 
  partners.accreditation@roscongress.org

В случае возникновения вопросов по аккредитации стендистов, сотрудников организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации по телефону:

• 
  +7 (812) 930-07-05  с 10:00 до 18:00